Esta nota editorial se corresponde con el primer informe que emito como Defensora de Gaceta Sanitaria, puesto que ocupo desde finales del año 2017 tras mi nombramiento por el Comité Editorial1, y que previamente desarrolló magníficamente Ana M. García2.

Dado que es el primer informe que se publica de esta nueva etapa de Defensoría de la revista, repaso el papel que tiene la figura de defensor/a de una revista científica, y más concretamente en Gaceta Sanitaria. Asimismo, reviso los dos casos en los que ha sido necesaria mi actuación durante este año, y por último, detallo el procedimiento que se sigue ante la solicitud de una actuación de la Defensoría de la revista.

La figura de Defensoría de una revista científica apareció por primera vez en Lancet en el año 19963, denominada ombudsman, y el número de actuaciones ha ido en aumento desde el primer año. A través de los informes que anualmente publica de su actuación, hemos podido conocer las situaciones a las que se tiene que enfrentar, así como las recomendaciones emitidas, lo que sirve como guía al proceso editorial4,5. Al inicio de su actuación, el papel del ombdusman fue tomado con reticencia por editores y revisores, que lo veían como una especie de ‘gran hermano’ que fiscalizaba sus actuaciones. No obstante, los beneficios para la mejora del proceso editorial son indudables, llamando la atención sobre la importancia de un procedimiento eficiente y de acuerdo a la ética. Destaca, sin embargo, que aunque diversas publicaciones han defendido las bondades de la inclusión de la Defensoría dentro de su equipo editorial6,7, las revistas científicas no han incorporado esta figura.

Dentro de las actuaciones del/de la defensor/a de una revista científica, tal y como ya definió mi predecesora8, se encuentran alegaciones a la mala práctica editorial, como pueden ser el retraso en el manejo de manuscritos, fallos en el seguimiento de los procedimientos establecidos o tratamiento descortés o discriminatorio. También debe incluirse el manejo de los desafíos a la ética editorial de la revista basados en la evidencia (contrastables), tanto por parte de los/las autores/as como de la revista, que puedan afectar a la cuestión de la independencia editorial, como se ha visto en otras revistas previamente, como The New England Journal of Medicine, de la cual el editor-jefe fue despedido por discrepancias en las acciones sobre el mercado con los responsables de la asociación científica9. Los límites de la política editorial de una revista debe marcarlos el desarrollo de la ciencia y la ética, por lo que la autonomía de una revista en el manejo de sus contenidos debe ser total, alejándose de posibles conflictos de intereses y de cualquier ideología partidista. Por otro lado, y teniendo en cuenta la reciente incorporación de Gaceta Sanitaria en la estrategia REWARD10, con el compromiso de reducir el dispendio en investigación, la Defensoría de la revista incorpora entre sus funciones también la definición de estrategias dirigidas a este objetivo y que esperamos poder ir desarrollando e implementando. Las quejas acerca del contenido de las decisiones editoriales ante un manuscrito no son objeto (ni pueden serlo) de la Defensoría de una revista científica. Señalar que es este punto el que más difícil hace la actuación como defensora de una revista científica, ya que se puede caer en la tentación de actuar como una tercera revisora del manuscrito y entrar en un debate científico del que no debería formar parte. Por otro lado, muchos de los potenciales casos de actuación de la defensoría de la revista a menudo pueden ser resueltos mediante la aplicación de las recomendaciones sugeridas por el Committee on Publication Ethics (COPE). Asimismo, los distintos informes que anualmente se van a emitir con las actuaciones de la defensoría de Gaceta Sanitaria pueden ser también referenciados como un marco de actuación ante diversas situaciones editoriales.

Durante este año se han llevado a cabo dos peticiones de actuación a la defensora de Gaceta Sanitaria, lo que ha ayudado a terminar de perfilar cuál es el procedimiento a seguir. En la primera de ellas, recibida durante el mes de febrero, se cuestionaba la imparcialidad del proceso de revisión de un manuscrito original basado en metodología cualitativa, indicando que la decisión de rechazo podía estar tomada con anterioridad a la remisión por parte de los autores de las distintas cuestiones que se plantearon en la primera revisión. Asimismo, indicaban que la valoración del manuscrito, independientemente de la resolución de las cuestiones tras esta primera revisión, podía estar condicionada por los resultados obtenidos, y no se habría tenido en cuenta que se trataba de una investigación cualitativa, la cual no sigue los requerimientos exigidos a una investigación de perfil cuantitativo. También indicaban que artículos similares sí habían sido publicados previamente en Gaceta Sanitaria. Los autores aportan la documentación relacionada incluyendo tanto el propio manuscrito como la primera revisión emitida por los revisores y los correos en los que se indican las decisiones editoriales y las alegaciones de los autores. Desde la defensoría de Gaceta Sanitaria y tras la evaluación de la documentación se emiten recomendaciones para autores, revisores y el editor encargado, que son remitidas al comité editorial. Las principales recomendaciones a los autores se centran en que no deben considerar que la realización de sucesivos trabajos que sigan la misma línea de investigación y metodología implique su publicación, ya que cada manuscrito debe ser revisado como un estudio único. Asimismo, los revisores y el editor deben poner en valor si las respuestas emitidas por los autores a sus comentarios han ayudado a mejorar el manuscrito inicialmente revisado. Finalmente, el comité editorial, tras revisar toda la documentación remitida por parte de la defensora, y el informe del editor asociado responsable, decidió emitir una decisión negativa a la nueva revisión o publicación del manuscrito.

En la segunda de las peticiones de actuación, recibida durante el mes de mayo, los autores indicaban que el proceso editorial seguido con la revisión de su manuscrito, un artículo original cuyo objetivo se centraba en la validación de un cuestionario, no había seguido las normas establecidas en la revista, ya que el director de la revista había rechazado su revisión alegando la existencia de autoplagio. El manuscrito presentado era la primera publicación derivada de una tesis doctoral, que había sido archivada en un repositorio universitario de acceso abierto, hecho que no fue indicado por los autores cuando se envió el manuscrito para su revisión a Gaceta Sanitaria, ya que indicaron que se trataba de un estudio original. El problema radica en qué se entiende por publicación previa, ya que es esta definición la que indicará si el manuscrito presentado puede ser calificado o no de plagio. Los autores defendían que de acuerdo con las normas de publicación de Elsevier no se considera publicación previa la presentación de un resumen a un congreso, una tesis doctoral o una publicación preliminar electrónica. No obstante, es importante señalar que Gaceta Sanitaria opera de manera independiente por no ser una revista propiedad de Elsevier, lo que la exime de seguir sus normas. Finalmente, desde la defensoría se remiten recomendaciones a los autores, en las que se señala que debían haber indicado claramente en su carta editorial que el manuscrito enviado provenía de una tesis doctoral y, sobre todo, que se encontraba en un repositorio con acceso abierto, al que los lectores e investigadores pueden tener acceso. Asimismo, la recomendación al comité editorial se centra en la necesidad de detallar en las normas de los autores la publicación previa en repositorios de acceso abierto, para no dar lugar a equívocos. Finalmente, el comité editorial consideró la posible revisión y posterior publicación del manuscrito, pero los autores decidieron no seguir el proceso editorial y retirar el artículo.

La evaluación de estos dos casos ha permitido, tanto a la defensora de Gaceta Sanitaria como a todo el comité editorial, perfilar y detallar el procedimiento que se debe seguir ante la solicitud de una actuación. En esta primera nota editorial he considerado fundamental que los autores conozcan las tres fases que componen dicho procedimiento (tabla 1): 1) etapa previa al inicio del procedimiento; 2) etapa de desarrollo del procedimiento de defensoría; y 3) etapa de resolución del procedimiento.

Por tanto, durante este primer año como defensora de Gaceta Sanitaria, en colaboración con el comité editorial he podido actuar en dos casos muy diferentes; pero muy interesantes, hemos perfilado las funciones y responsabilidades de la defensoría de la revista; y finalmente, hemos definido el procedimiento de actuación a seguir. Espero que mi participación haya contribuido a la mejora del proceso editorial y que esta primera nota editorial facilite que los investigadores conozcan la existencia de la defensoría en Gaceta Sanitaria.